Cách làm mục lục trong word là một trong những kĩ năng sử dụng máy tính mà các bạn sinh viên, những người đi làm rồi cần biết để có thể tiết kiệm thời gian khi làm mục lục cho báo cáo, luận văn, hay các văn bản, hợp đồng..Với hướng dẫn cách tạo mục lục trong word 2007, hi vọng sẽ giúp những ai chưa thành thạo kĩ năng này có thể biết cách làm cho tập tài liệu văn bản của mình trông chuyên nghiệp hơn. Với cách làm mục lục tự động sẽ giúp bạn không phải mò từng trang văn bản để đánh số, và khi chỉnh sửa không cần cập nhật lại số trang một cách thủ công.
Cùng tham khảo cách tạo mục lục tự động trong word 2003, cách tạo mục lục trong word 2007 trở lên, để từ có thể sử dụng thành thạo cách tạo mục lục cho các trang sách, luận vắn, báo cáo nhé. Tùy thuộc vào từng phiên bản Microsoft Word mà khi tạo mục lục trong word cũng có những điểm thay đổi giống và khác nhau. Cùng chúng tôi tìm hiểu để có thể biết cách làm mục lục trong word 2003 trở đi nhé.
Cách làm mục lục trong word 2003
Với những bạn nào mà đang sử dụng ứng dụng Word 2003, cùng tham khảo cách làm mục lục trong word 2003 để từ đó áp dụng trong việc soạn thảo văn bản, báo cáo, in sách, tài liệu…sau đây nhé.
Những phím tắt thường sử dụng khi tạo mục lục tự động trong word 2003:
- Alt + Ctrl + 1: Heading 1 (Đề mục 1)
- Alt + Ctrl + 2: Heading 2 (Đề mục 2)
- Alt + Ctrl + 3: Heading 3 (Đề mục 3)
- Từ Heading 4 trở đi sẽ không dùng tiếp được phím tắt như trên. Tuy nhiên có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + S để vào hộp Style trên thanh Formatting, sau đó cùng phím mũi tên lựa chọn loại Heading.
Cùng bắt đầu thực hiện các thao tác làm mục lục tự động trong word 2003 nào.
Bước 1: Tạo Heading cho mục lục
- Cách đánh dấu Heading được thực hiện như sau:
Bôi đen vào dòng văn bản mà các bạn định chọn làm tiêu đề mục lục (được đánh số thứ tự hoặc thành từng chương I, II, III,…) dùng 1 trong 3 tổ hợp phím tắt trên để tạo Heading tương ứng. Hoặc bạn có thể vào danh sách Style and formatting chọn Heading 1 và tiếp tục thực hiện như vậy với tiêu đề mục lục thứ 2, thứ 3.
Lưu ý khi tạo Heading cho mục lục:
- Heading 1: Mục lục lớn nhất
- Heading 2: Mục lục lớn thứ hai
- Heading 3: Mục lục lớn thứ ba
Bước 2: Thay đổi lại định dạng font chữ của Heading
Vào hộp Style\More…
Hoặc vào Format\Style and Formatting…
Trên màn hình sẽ xuất hiện panel Style and Formatting bên phải, chọn Heading1:
Trên ô Formatting of selected text, chọn Modify:
Xuất hiện hộp thoại Modify Style:
Trong đó:
- Name: Tên Heading
- Formatting: Định dạng font chữ.
- Add to template: Áp dụng định dạng mới này cho cả những file sau. Nếu không đánh dấu thì chỉ áp dụng cho file hiện tại.
- Automatically update: Khi thay đổi thêm định dạng khác cho Heading sẽ tự động cập nhật mà không cần phải vào hộp thoại Modify Style để sửa đổi.
- Nút Format: Một số định dạng cho Heading
Mở hộp thoại Font, thay đổi định dạng phông chữ
Mở hộp thoai Paragraph, thay đổi định dạng đoạn văn bản.
Mở hộp thoại Tabs, đặt Heading có định dạng tabs.
Mở hộp thoại Boder, đặt Heading có định dạng đường viền.
Mở hộp thoại Language, thay đổi kiểm tra lỗi chính tả ngôn ngữ.
Mở hộp thoại Frame, đặt Heading thành frame có thể di chuyển ở mọi vị trí file văn bản.
Mở hộp thoại Bulleted and Numbering. Đặt Heading có đánh số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động.
Mở hộp thoại Customize Keyboard, sửa hoặc bổ sung phím tắt dùng cho loại Heading.
Sau mỗi thao tác chọn nút OK hoặc Close để hoàn thành việc định dạng Heading.
Bước 3: Cho hiển thị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo
- Lựa chọn vị trí đặt mục lục: (Thường đặt ở cuối file hoặc đầu file)
- Vào Insert > Reference > Index and Tables…
Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents
Trong đó:
- Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in
- Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web
- Show page numbers: Hiển thị số trang.
- Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.
- Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading.
- Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang.
- Show levels: Số cấp độ Heading.
- Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word
- Nút Options…: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính năng khác.
Nút Modify…: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động.
Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ bằng hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: “Bạn có muốn thay thế định dạng cho bảng nội dung mục lục không?”
Chọn nút Yes: Đồng ý. Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word còn tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục.
Sau đó kích chuột vào nút OK để MS Word hiển thị mục lục.
Ở tại phần mục lục này, tự động có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến.
Trên đây là toàn bộ cách tạo mục lục trong word 2003 mà các bạn có thể tham khảo để biết cách tạo mục lục cho văn bản, báo cáo…trông được đẹp và có thứ tự hơn nhé. Chúc các bạn thành công!
Cách tạo mục lục trong word 2007, 2010 trở lên
Để tạo mục lục tự động trong word 2007, 2010, 2013 trở lên thì trước hết các bạn phải đánh dấu mục lục tài liệu văn bản mà mình đã soạn thảo xong. Mục lục được định dạng lựa vào các cấp độ của các Heading. Cấp độ 1 sẽ bao gồm bất kỳ nội dung nào được định dạng với kiểu Heading 1.
Bước 1: Đánh dấu mục lục
Đánh dấu mục lục có thể được thực hiện theo 2 cách: sử dụng các Heading được xây dựng sẵn, hoặc đánh dấu các mục văn bản riêng.
Với cách sử dụng các Heading được xây dựng sẵn được tiến hành như sau:
- Lựa chọn nội dung bạn muốn định dạng thành Heading, bôi đen vừa đủ để không bị thêm khoảng trắng hoặc văn bản vào mục lục.
- Nhấp vào tab Home
- Trong nhóm Styles, nhấp vào Heading 1 (hoặc chọn heading tùy ý)
- Nếu bạn không thấy Style bạn muốn, nhấp vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery
- Nếu style bạn muốn không xuất hiện, nhấp Save Selection as New Quick Style
Để đánh dấu các mục:
- Lựa chọn nội dung bạn muốn tạo Heading bằng cách bôi đen nó, bôi vừa đủ dòng cần tạo Heading, tránh bôi đen thừa
- Nhấp vào tab References
- Nhấp vào Add Text trong nhóm Table of Contents
- Nhấp vào Level bạn muốn áp dụng cho nội dung đã chọn
Bước 2: Tạo mục lục tự động
- Đặt con trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn đặt mục lục tự động (thường là trang đầu tiên hoặc trang cuối)
- Nhấp chuột vào Tab References
- Nhấp chuột vào nút Table of Contents và chọn các mẫu mục lục có sẵn. Nếu không thích, bạn có thể kích vào Insert Table of Contents và định dạng mục lục theo cách riêng của mình.
Cập nhật Table of contents:
Nếu bạn thêm hoặc xóa các Heading. Mục lục có thể được cập nhập bởi:
- Áp dụng các Heading hoặc đánh dấu các mục như đã nói ở trên
- Nhấp chuột vào tab References trong nhóm Ribbon
- Nhấp chuột vào Updat Table, ở đây có 2 tùy chọn cập nhật mục lục là cập nhật số trang và cập nhật toàn bộ.
- Nếu bạn không sửa tên của các Heading, mà chỉ chỉnh sửa văn bản dẫn đến thay đổi số trang thì chỉ cần chọn cập nhật số trang (Update page numbers only) là được.
Cách xóa mục lục tự động:
Để xóa mục lục tự động, bạn làm theo các bước sau:
- Nhấp chuột vào tab Referencs trên nhóm Ribbon
- Nhấp chuột vào Table of Contents
- Nhấp chuột Remove Table of contents.
Với hướng dẫn hoàn chỉnh và chi tiết cách tạo mục lục trong word 2007, 2010, 2013…trở lên, hi vọng sẽ giúp nhiều bạn có thể tạo mục lục tự động một cách nhanh nhất, giúp tiết kiệm thời gian nhất. Chắc hẳn sau khi tạo xong mục lục tự động với cách hướng dẫn trên đây, văn bản, tài liệu, báo cáo của bạn sẽ trình bày dễ hiểu, dễ nhìn và dễ tìm hiểu hơn. Cùng chia sẻ với bạn bè của mình cách tạo mục lục tự động trong word này để mọi người cùng tham khảo và thực hiện nhé. Chúc các bạn thành công!